ไม่ว่าใครก็อยากจะก้าวหน้าในการทำงาน แต่ควรเรียนรู้การทำงานต่างๆ ให้เป็นระบบ เพื่อประหวัดเวลาและได้ประสิทธิภาพมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็น การตั้งเป้าหมาย การคิดและทำอย่างเป็นระบบ การจัดลำดับความสำคัญของงานก่อนลงมือทำ
5 วิธี พัฒนาประสิทธิภาพในการทำงาน
1. ตั้งเป้าหมายในการพัฒนางาน
การทำงานในแต่ละช่วงเวลาต้องมีการกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจนว่าเราต้องการจะไปถึง ณ จุดใด เช่น ปีนี้เราต้องเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานให้ได้อย่างน้อย 20%
2. คิดและทำอย่างเป็นระบบ
วิธีการง่ายๆในการพัฒนาระบบงานคือ ลองกำหนดว่างานแต่ละงานต้องทำอะไรบ้าง ทำไปทำไม กิจกรรมไหนเป็นกิจกรรมหลัก กิจกรรมไหนเป็นกิจกรรมรอง แล้วรองลากเส้นเชื่อมความสัมพันธ์ระหว่างกิจกรรมต่างๆดูว่าเป็นอย่างไร อะไรเป็นหัวใจสำคัญของงานนั้นๆ อะไรเป็นจุดที่ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ จุดเริ่มต้นอยู่ที่ไหน จุดสิ้นสุดอยู่ที่ไหน สิ่งที่องค์กรต้องการจากงานนั้นๆคืออะไร แล้วให้ลองเขียนเป็นคู่มือวิธีการในการปฏิบัติงานเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อนำไปปฏิบัติดู ถ้าติดขัดตรงไหนก็ให้แก้ไขที่คู่มือ นำไปใช้จนเกิดเป็นนิสัย ไม่ใช้ทำงานแบบอาศัย “กึ๋นและเก๋า” เพียงอย่างเดียว หรืออาศัยประสบการณ์เดิมเพียงอย่างเดียว แต่ต้องอาศัย “ระบบ” ให้มากยิ่งขึ้น
3. จัดลำดับความสำคัญของงาน ก่อนลงมือทำ
เวลาในการทำงานที่เราสูญเสียไปส่วนมากมักจะเสียไปกับการจัดลำดับในการทำงานไม่มีประสิทธิภาพ ปัญหานี้สามารถแก้ได้โดยการจัดลำดับความสำคัญของงาน โดยพิจารณาจากปัจจัย 2 อย่างคือ “ความสำคัญ” และ “ความเร่งด่วน” งานไหนสำคัญมากเร่งด่วนมากทำก่อน งานไหนสำคัญมากเร่งด่วนน้อย อาจจะมอบหมายให้ลูกน้องมือดีทำไปก่อน งานไหนสำคัญน้อยแต่เร่งด่วนมาก มอบหมายให้ลูกน้องที่ทำงานเร็วไปทำ หรือถ้าเราไม่มีลูกน้องก็รีบๆทำให้เสร็จไปก่อนในเวลาอันสั้นไม่ต้องไปพิถีพิถันมันมากนัก (เพราะสำคัญน้อย) ถ้างานไหนสำคัญก็น้อยและไม่เร่งด่วนให้พิจารณาดูว่าตัดออกไปได้บ้างหรือไม่ไม่ต้องทำ ไม่ต้องรับเข้ามา ถ้าต้องทำก็ให้จดบันทึกไว้ก่อน มีเวลาแล้วค่อยมานั่งเคลียร์ทีเดียว เช่น หลังเลิกงาน หรือวันที่มีงานน้อยๆ
4. วางแผนนานๆ ทำงานน้อยๆ
ใครก็ตามที่ไม่ชอบวางแผนในการทำงาน คิดว่างานนั้นเคยทำมาแล้ว งานนั้นไม่ยาก ระวังคุณจะติดกับดักของ “หลุมพรางการสร้างนิสัยที่ไม่ดี” เมื่อติดแล้วคุณจะแกะออกลำบากเหมือนติดกาวตราช้างเลยนะครับ ผมขอแนะนำว่าเราควรใช้เวลาในการวางแผนงาน (ไม่ว่างานเก่าหรืองานใหม่) ให้มากๆ คิดให้รอบคอบ คิดหลายๆมุมหลายแนวทาง หลายทางออก และหลากหลายทางเลือก เปรียบเทียบข้อดีข้อเสียของแต่ละทางเลือก เพื่อให้มั่นใจว่าเราจะไม่ต้องมานั่งเสียดายในภายหลัง ถ้าเราวางแผนการทำงานที่ดีแล้ว เมื่อลงมือปฏิบัติจะใช้เวลาน้อยลง ประสิทธิภาพของงานจะเพิ่มขึ้น
5. วันนี้ต้องดีกว่าเมื่อวาน พรุ่งนี้ต้องดีกว่าวันนี้
การเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานที่ดีไม่จำเป็นต้องมีการปรับปรุงงานที่ใหญ่โต เปลี่ยนแปลงทั้งระบบ แต่ต้องมีการทบทวนกระบวนการและวิธีการทำงานเป็นระยะๆ เช่น ทุกสัปดาห์ ทุกเดือน ว่าการทำงานในเรื่องนั้นๆ ยังไม่ข้อบกพร่อง มีปัญหาที่เกิดขึ้นซ้ำๆกันบ่อยตรงไหนบ้าง หรือถ้าไม่มีปัญหาให้คิดว่าทำอย่างไรงานในแต่ละอย่างจึงจะทำให้เร็วขึ้น ผิดน้อยลง ใช้ทรัพยากรน้อยลงได้บ้าง การปรับปรุงแบบค่อยเป็นค่อยไปนี้เราอาจจะไม่เห็นผลทันตาทันที แต่จะส่งผลในการทำงานระยะยาว